Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

1. Ρόλοι των Μερών

Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων («Σύμβαση») καταρτίζεται δυνάμει του άρθρου 28 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ») μεταξύ:

• Εσάς — του επαγγελματία, του γραφείου ή του οργανισμού που χρησιμοποιεί την Υπηρεσία — ως Υπευθύνου Επεξεργασίας.
• YourWayCRM — ως Εκτελούντος την Επεξεργασία.

Εσείς αποφασίζετε γιατί και πώς επεξεργάζονται τα προσωπικά δεδομένα των πελατών σας. Εμείς τα επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά για την παροχή της Υπηρεσίας σε εσάς. Καμία διάταξη της παρούσας δεν μεταβιβάζει σε εμάς την ιδιότητα του υπευθύνου επεξεργασίας.

Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ της παρούσας Σύμβασης και των Όρων Χρήσης ως προς την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των πελατών σας, υπερισχύει η παρούσα Σύμβαση.

2. Αντικείμενο, Διάρκεια, Φύση και Σκοπός

• Αντικείμενο: παροχή λογισμικού διαχείρισης ραντεβού, τήρησης αρχείου πελατών και σχετικής οργάνωσης γραφείου.
• Διάρκεια: για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, πλέον της περιόδου διατήρησης της ενότητας 8.
• Φύση και σκοπός: αποθήκευση, οργάνωση, ανάκτηση και διαβίβαση δεδομένων πελατών ώστε να λειτουργεί το γραφείο σας — περιλαμβανομένης της αποστολής επιβεβαιώσεων και υπενθυμίσεων ραντεβού για λογαριασμό σας.

3. Κατηγορίες Δεδομένων και Υποκειμένων

Υποκείμενα των δεδομένων: οι πελάτες σας και τα μέλη του προσωπικού που προσκαλείτε στον οργανισμό σας.

Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• Στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, διεύθυνση, ημερομηνία γέννησης)
• Ιστορικό ραντεβού, περιλαμβανομένων προγραμματισμένων, ολοκληρωμένων και ακυρωμένων ραντεβού
• Σημειώσεις υποθέσεων και ελεύθερες καταχωρίσεις που τηρείτε
• Αρχεία που ανεβάζετε στην καρτέλα πελάτη
• Πακέτα ωρών και κατάσταση πληρωμών

Ειδικές κατηγορίες & ποινικά δεδομένα (άρθρα 9 και 10 ΓΚΠΔ): ανάλογα με την υπόθεση, τα ανωτέρω ενδέχεται να περιλαμβάνουν δεδομένα ειδικών κατηγοριών ή δεδομένα που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα. Τα επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά κατ' εντολή σας και υπό την προϋπόθεση ότι εσείς, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, διαθέτετε έγκυρη νομική βάση — για δεδομένα ειδικών κατηγοριών συνηθέστερα το άρθρο 9(2)(στ).

4. Οι Υποχρεώσεις μας ως Εκτελούντος

Αναλαμβάνουμε:

• (α) να επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα μόνο βάσει των τεκμηριωμένων εντολών σας, περιλαμβανομένων των διαβιβάσεων, εκτός εάν απαιτείται διαφορετικά από το δίκαιο της ΕΕ ή κράτους μέλους — οπότε θα σας ενημερώσουμε πριν την επεξεργασία, εκτός εάν το εν λόγω δίκαιο το απαγορεύει·
• (β) να διασφαλίζουμε ότι κάθε πρόσωπο εξουσιοδοτημένο να επεξεργάζεται τα δεδομένα δεσμεύεται από κατάλληλη υποχρέωση εμπιστευτικότητας·
• (γ) να εφαρμόζουμε τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα της ενότητας 5·
• (δ) να μην αναθέτουμε σε άλλον εκτελούντα χωρίς την εξουσιοδότηση της ενότητας 6·
• (ε) να σας συνδράμουμε, στο μέτρο του δυνατού, στην ανταπόκριση σε αιτήματα υποκειμένων που ασκούν τα δικαιώματά τους·
• (στ) να σας συνδράμουμε στη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις σας για ασφάλεια, γνωστοποίηση παραβιάσεων και εκτιμήσεις αντικτύπου (άρθρα 32–36 ΓΚΠΔ)·
• (ζ) κατ' επιλογήν σας, να διαγράψουμε ή να επιστρέψουμε τα προσωπικά δεδομένα με τη λήξη της Υπηρεσίας, κατά την ενότητα 8·
• (η) να θέτουμε στη διάθεσή σας κάθε αναγκαία πληροφορία για την απόδειξη συμμόρφωσης με το άρθρο 28 και να επιτρέπουμε ελέγχους κατά την ενότητα 9.

Η χρήση της Υπηρεσίας και οι ρυθμίσεις που επιλέγετε εντός αυτής συνιστούν τις τεκμηριωμένες εντολές σας προς εμάς.

5. Μέτρα Ασφαλείας

Λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τους κινδύνους για τα υποκείμενα, εφαρμόζουμε τα ακόλουθα μέτρα:

• Κρυπτογράφηση όλης της κίνησης κατά τη μεταφορά με TLS
• Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται με μονόδρομη κρυπτογράφηση (hashing), ποτέ σε αναγνώσιμη μορφή
• Τα διαπιστευτήρια τρίτων υπηρεσιών που καταχωρείτε αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα
• Αυστηρός λογικός διαχωρισμός μεταξύ οργανισμών: κάθε γραφείο έχει πρόσβαση μόνο στα δικά του δεδομένα
• Οι σημειώσεις υποθέσεων είναι αναγνώσιμες μόνο από τον δικηγόρο που τις κατέγραψε, ακόμη και σε προβολές λίστας
• Η πρόσβαση σε συστήματα παραγωγής περιορίζεται στο απολύτως αναγκαίο προσωπικό
• Τακτικές ενημερώσεις ασφαλείας και καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας

6. Υπεργολάβοι Επεξεργασίας

Παρέχετε γενική εξουσιοδότηση για τη χρήση των κατωτέρω υπεργολάβων. Παραμένουμε πλήρως υπεύθυνοι έναντί σας για τις πράξεις τους.

Εφόσον συνδέσετε τον δικό σας λογαριασμό WhatsApp Business για υπενθυμίσεις, τα μηνύματα αποστέλλονται με τα δικά σας διαπιστευτήρια, βάσει της δικής σας σύμβασης με τον εν λόγω πάροχο. Ο πάροχος αυτός δεν αποτελεί δικό μας υπεργολάβο.

Η Anthropic χρησιμοποιείται μόνο για οργανισμούς των οποίων ο κάτοχος έχει ενεργοποιήσει τη Jenny B. από τις Ρυθμίσεις. Είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και η απενεργοποίησή της σταματά κάθε περαιτέρω αποστολή δεδομένων. Σύμφωνα με τους εμπορικούς όρους της Anthropic, τα δεδομένα που υποβάλλονται μέσω του API της δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων της. Πριν την ενεργοποιήσετε, εξετάστε αν η νομική σας βάση και η ενημέρωση που δίνετε στους πελάτες σας καλύπτουν αυτή την επεξεργασία· για ειδικές κατηγορίες δεδομένων ή πληροφορίες που καλύπτονται από επαγγελματικό απόρρητο, η απόφαση ανήκει σε εσάς ως υπεύθυνο επεξεργασίας.

Θα σας ειδοποιούμε εγκαίρως πριν από την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου και μπορείτε να αντιταχθείτε για βάσιμους λόγους προστασίας δεδομένων. Εάν η αντίρρησή σας δεν επιλυθεί, μπορείτε να καταγγείλετε την Υπηρεσία.

7. Δικαιώματα Υποκειμένων και Παραβιάσεις Δεδομένων

Εάν πελάτης σας επικοινωνήσει απευθείας μαζί μας για την άσκηση των δικαιωμάτων του, δεν θα απαντήσουμε για λογαριασμό σας. Θα τον παραπέμψουμε σε εσάς και θα σας ενημερώσουμε αμελλητί.

Η Υπηρεσία παρέχει δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων ώστε να ικανοποιείτε μόνοι σας αιτήματα πρόσβασης και φορητότητας. Για περαιτέρω συνδρομή, επικοινωνήστε στο support@yourwaycrm.com.

Εάν λάβουμε γνώση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που αφορά τα δεδομένα σας, θα σας ειδοποιήσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, σε κάθε περίπτωση, εγκαίρως ώστε να τηρήσετε τη δική σας προθεσμία 72 ωρών κατά το άρθρο 33. Η ειδοποίηση θα περιγράφει τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των εγγραφών, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που ελήφθησαν.

8. Διατήρηση, Επιστροφή και Διαγραφή

Μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας οποτεδήποτε όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός.

Μετά την ακύρωση, τα δεδομένα σας παραμένουν προσβάσιμα για 30 ημέρες ώστε να τα εξαγάγετε. Μετά την πάροδο αυτής της περιόδου τα διαγράφουμε από τα ενεργά μας συστήματα. Τυχόν υπολειπόμενα αντίγραφα σε κρυπτογραφημένα backup αφαιρούνται με τον συνήθη κύκλο εναλλαγής τους.

Μπορείτε να ζητήσετε νωρίτερη διαγραφή οποτεδήποτε στο support@yourwaycrm.com.

9. Έλεγχοι και Πληροφόρηση

Κατόπιν εύλογου έγγραφου αιτήματος, και όχι συχνότερα από μία φορά ετησίως εκτός εάν απαιτηθεί από εποπτική αρχή, θα παρέχουμε τις αναγκαίες πληροφορίες για την απόδειξη της συμμόρφωσής μας με το άρθρο 28. Θα συνεργαζόμαστε σε ελέγχους που διενεργούνται από εσάς ή από ελεγκτή που ορίζετε, υπό εύλογους όρους εμπιστευτικότητας και προγραμματισμού.

10. Διεθνείς Διαβιβάσεις

Τα δεδομένα των πελατών σας αποθηκεύονται εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Όπου υπεργολάβος της ενότητας 6 επεξεργάζεται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση στηρίζεται σε κατάλληλες εγγυήσεις του Κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ, όπως Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες ή απόφαση επάρκειας. Σε αυτούς περιλαμβάνεται η Anthropic, η οποία επεξεργάζεται δεδομένα στις ΗΠΑ για την προαιρετική ψηφιακή βοηθό Jenny B., βάσει των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών των όρων επεξεργασίας δεδομένων της.

11. Εφαρμοστέο Δίκαιο και Εποπτική Αρχή

Η παρούσα Σύμβαση διέπεται από το ελληνικό δίκαιο και τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679. Αρμόδια εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

12. Επικοινωνία

Ερωτήσεις για την παρούσα σύμβαση ή αιτήματα για υπογεγραμμένο αντίγραφο: support@yourwaycrm.com